Einleitung
Ein eigenes Event zu planen und umzusetzen, ist eine spannende Herausforderung – von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung steckt viel Arbeit und Leidenschaft dahinter. Für mich war die Organisation einer Veranstaltung die Möglichkeit, meine Kreativität und mein Wissen aus mehreren Jahren Eventplanung in die Realität umzusetzen. Doch wie setzt man ein solches Projekt um, wenn man nicht nur die Idee hat, sondern auch für Organisation, Marketing und Sponsoring verantwortlich ist? In diesem Beitrag gebe ich Einblicke in die Konzeption, die Planung und die Herausforderungen eines besonderen Projekts – eine Nacht voller Musik, Licht und unvergesslicher Momente
Konzept und Inspiration
Die Idee für die Halloween Halle entstand aus dem Wunsch, der lokalen Nachtszene ein Highlight zu bieten, das junge Menschen begeistert und gleichzeitig professionelle Massstäbe setzt. Die Wahl der Location spielte dabei eine entscheidende Rolle: Eine Bühne mit hochwertiger Infrastruktur und optimaler Lage bot die perfekte Grundlage, um ein Event zu realisieren, das musikalisch, visuell und atmosphärisch überzeugt.
Meine Inspiration hole ich mir aus unterschiedlichsten Quellen: von internationalen Events wie Awakenings, bekannt für ihre eindrucksvolle Licht- und Soundtechnik, bis hin zu Schweizer Klassikern wie der Streetparade oder dem innovativen SunIce Festival. Diese Veranstaltungen zeigen eindrucksvoll, wie Musik, Licht, Community und Marketing zu einer unvergesslichen Einheit verschmelzen können – eine Symbiose, die ich mit der Halloween Halle ebenfalls erreichen wollte. Dabei stand für mich die Verbindung von kreativen Ideen, logistischen Herausforderungen und einer klaren Vision im Vordergrund.
Workflow und Umsetzung
Die gesamte Planung und Umsetzung lag in meinen Händen. Als Hauptverantwortlicher für den Event, das Marketing und das Sponsoring habe ich folgende Bereiche bearbeitet:
1. Marketing
Eine Veranstaltung steht und fällt mit ihrem Marketing. Um eine breite Zielgruppe anzusprechen, habe ich folgende Massnahmen umgesetzt:
- Online-Präsenz: Listung der Veranstaltung auf Plattformen wie UBWG, Eventfrog, RA.co, Weekendly, ZugerZeitung Online und unserer eigenen Website.
- Social Media: Erstellung und Betreuung von Inhalten für Instagram und TikTok, Werbekampagnen über Meta Ads und TikTok Ads, sowie aktive Kommunikation in Community-Chats und Promotion in Gruppenchats und über persönliche Kontakte.
- Physische Promotion: Flyer-Verteilung in lokalen Geschäften wie Freiraum Zug, Avec, K Kiosk und Press & Books.
- E-Mail-Marketing: Der gezielte Einsatz von E-Mail-Kampagnen war ein weiterer zentraler Bestandteil der Strategie. Hierbei habe ich wichtige Informationen zur Veranstaltung, Updates und exklusive Angebote wie Rabatte direkt an unsere Community kommuniziert.
2. Sponsoring
Die Sponsoringmappe war ein entscheidender Bestandteil des Projekts. Mein Wissen aus dem Fach Visualisieren, in dem ich gelernt habe, wie man Broschüren in Illustrator erstellt, half mir dabei, eine professionelle und ansprechende Mappe zu gestalten. Inhalte wie Überblick, Zielgruppe, Marketing-Strategien und Sponsoring-Pakete wurden basierend auf meinem Wissen aus drei Jahren Eventerfahrung sowie durch Recherchen und ChatGPT erstellt. Die Herausforderung bestand darin, die Mappe so zu gestalten, dass sie für einflussreiche Sponsoren relevant und überzeugend war.
